Manual de uso

🏨 Introducción

El sistema de fichaje de Hostel Che tiene 6 partes, todas accesibles desde el menú principal (index.html):

• Fichar — kiosco de tablet para marcar entrada/salida en cada sede.
• Admin — panel de administración: dashboard, historial, empleados, calendario.
• Home Office — calendario de días de trabajo remoto.
• Vacaciones — aprobación de solicitudes por líderes de equipo.
• Link personal de fichaje (fichar.html?id=...) — cada empleado tiene el suyo, se envía por correo.
• Telegram Mini App — la misma función de fichar, dentro de Telegram.

El PIN es único por persona

Cada empleado tiene un PIN de 4 dígitos que sirve para todo: fichar en la tablet, entrar a su link personal, entrar como líder a aprobar vacaciones, y entrar al panel de Admin (si tiene el rol correspondiente). No hay contraseñas separadas por función.

El color se adapta solo

Todas las páginas cambian entre modo claro y oscuro automáticamente, según la configuración del celular, tablet o computadora de quien la usa. No hay que hacer nada ni tocar ningún botón — si el dispositivo está en modo oscuro, la página se ve oscura; si está en modo claro, se ve clara.

Roles disponibles

Desde el panel de Admin, al editar un empleado, se le pueden asignar estos roles (todos opcionales y combinables):

• Es Admin — puede entrar al panel de administración y a Home Office.
• Es líder de equipo — puede aprobar o rechazar vacaciones de su mismo departamento.
• Puede hacer Home Office — aparece en el calendario de Home Office.
• Sin GPS — solo se le pide reconocimiento facial al fichar, sin verificar ubicación.
• Fichaje simple — no se le pide ni foto ni ubicación, solo el botón de entrada/salida.

📋 Fichar en tablet

Pensado para quedar fijo en una tablet en cada sede, para que cualquier empleado fiche desde ahí.

Primera vez

Pide una contraseña de acceso a la tablet (la define IT, es una sola para todo el dispositivo, distinta al PIN personal). Una vez ingresada, queda recordada en ese navegador.

Cómo fichar

1. Elegir la sede en la pantalla de bienvenida.
2. Buscar el nombre o tocar directamente su tarjeta en la grilla de empleados.
3. Ingresar el PIN de 4 dígitos.
4. Tomarse una foto con la cámara (botón "Tomar foto y fichar", con cuenta regresiva de 3 segundos).
5. Confirmación en pantalla — vuelve solo a la lista después de unos segundos.

La tarjeta de cada empleado muestra si está trabajando (borde verde) o fuera.

Botón "Admin" (dentro de la tablet)

Es un mini-panel aparte del panel de Admin completo — pide un PIN de administrador de la tablet (distinto al PIN personal) y permite ver altas rápidas de empleados y el registro del día. Para todo lo demás (historial completo, horarios, exportar CSV, etc.) se usa el panel de Admin real.

🔗 Fichar con link personal

Cada empleado recibe por correo un link único con su PIN. Sirve para fichar desde su propio celular, sin depender de la tablet de la sede.

Primer ingreso

1. Ingresa su PIN de 4 dígitos.
2. Si todavía no tiene foto de perfil cargada, el sistema se la pide obligatoriamente (de frente, con buena luz, sin lentes de sol ni cubrebocas) — esa foto es la que se usa después para verificarlo cada vez que fiche.

Fichar entrada / salida

Se toma una selfie que se compara automáticamente contra la foto de perfil (reconocimiento facial), y se pide el permiso de ubicación del navegador para confirmar que está dentro del radio permitido de su sede.

Botón "Hoy hago Home Office"

Visible solo si el empleado tiene el rol de Home Office habilitado. Marca el día de hoy como remoto, sin necesidad de pasar por el calendario de Home Office.

Solicitar vacaciones

Link "🏖️ Solicitar vacaciones" debajo del botón de fichar — se eligen fecha de inicio y fin, y se envía la solicitud al líder de su departamento, que la aprueba o rechaza desde su panel.

Pestaña "Mi perfil"

Muestra sus datos personales, de contacto y de puesto, con un botón "Editar mi información" para actualizar teléfono, correo, dirección, foto, etc.

✈️ Fichar por Telegram

Es una Mini App de Telegram con el mismo mecanismo de reconocimiento facial y GPS que el link personal, pero integrada directamente en el bot de Telegram del equipo.

• Si Telegram identifica al usuario automáticamente, entra directo.
• Si no, pide el número de teléfono registrado para identificarlo la primera vez (y lo recuerda para la próxima).
• Requiere que el empleado ya tenga una foto de perfil cargada (subida antes desde su link personal) — si no la tiene, avisa que hay que cargarla primero desde ahí.
• Detecta automáticamente si toca fichar entrada o salida según su último registro.

⚙️ Panel de administración

Acceso solo para empleados marcados como Es Admin. Se entra eligiendo el nombre en el desplegable e ingresando el PIN personal.

Pestaña Dashboard

• Tarjetas superiores: cuántos están trabajando ahora, fichajes de hoy, promedio de horas, total de empleados — con filtro por sede y buscador.
• Fechas próximas: cumpleaños y aniversarios laborales de los próximos 30 días.
• Trabajando ahora: tarjetas de quienes tienen entrada activa, con su ubicación (sede, Home Office, o "sin verificar").
• Turnos olvidados: lista compacta y expandible por empleado de quienes se les cerró el turno automáticamente por no marcar salida en 12 horas. Se puede navegar por quincena con las flechas.
• Horas trabajadas hoy: tabla con estado, hora de entrada y barra de progreso. Si un empleado tiene horario configurado y llega tarde, la fila se pinta de naranja (15-30 min de retraso) o roja (más de 30 min), con un indicador +18min.
• Gráfico de fichajes: los últimos 7 días.

Pestaña Historial

Todos los fichajes con filtros por nombre, empleado, sede, tipo (entrada/salida), canal (Tablet/Link personal/Telegram) y rango de fechas. Botón Exportar CSV para descargar el historial filtrado.

Pestaña Empleados

Tarjetas con los datos de cada empleado y acciones rápidas: copiar link personal, enviar acceso por correo, abrir carpeta de Drive, editar o eliminar.

Editar empleado — Horario de trabajo

Se puede definir un horario distinto para cada día de la semana (útil para medio día los sábados, horarios rotativos, etc.). Se marca el checkbox del día que trabaja y se define su hora de entrada y salida; los días sin marcar se consideran libres y no se evalúa su puntualidad ese día.

Pestaña Calendario

Vista mensual con vacaciones aprobadas, cumpleaños y aniversarios superpuestos. Tocar un día muestra el detalle de qué pasa ese día.

Botones de la barra superior

• 🏖️ Vacaciones (líderes) y 🏠 Home Office — accesos directos a esas otras páginas.
• 🔑 Mi PIN — para cambiar el propio PIN (pide el actual y el nuevo).
• ⟳ Actualizar — recarga todos los datos desde Google Sheets.

🏠 Home Office

Acceso con PIN de administrador. Muestra un calendario general donde cada día indica cuántas personas tienen Home Office asignado (tocando el día se ve el detalle de quiénes).

Debajo, un buscador de empleados: al elegir uno se abre su calendario individual, donde se tocan los días para marcarlos o desmarcarlos como Home Office (quedan con borde punteado hasta confirmar el cambio con el botón "Confirmar cambios").

🏖️ Vacaciones — aprobación por líderes

Acceso solo para empleados marcados como líder de equipo. Al entrar con su PIN, ve únicamente las solicitudes de su mismo departamento.

• Asignar vacaciones directamente: el líder puede cargar y aprobar vacaciones para alguien de su equipo sin que esa persona tenga que solicitarlas primero.
• Pendientes: solicitudes que los empleados enviaron desde su link personal, con botones para aprobar o rechazar.
• Historial reciente: las últimas 10 solicitudes ya resueltas, con su estado (Aprobado/Rechazado).

El empleado recibe un correo automático avisándole la respuesta a su solicitud.

❓ Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si alguien olvida marcar su salida?

El sistema cierra el turno automáticamente a las 12 horas de la entrada, y le manda un correo avisándole. Estos casos aparecen listados en el Dashboard bajo "Turnos olvidados".

¿Cómo cambio mi PIN?

Desde el panel de Admin, botón "🔑 Mi PIN" (solo disponible para quienes tienen ese acceso). Si no tiene acceso al panel de Admin, debe pedirle a IT que se lo cambie.

¿Por qué a veces no me deja fichar por ubicación?

Hay que estar físicamente dentro del radio permitido de la sede (normalmente 100 metros) y tener el GPS del celular activado con buena señal. Si el puesto no requiere verificación de ubicación, se le puede activar el rol "Sin GPS" desde el panel de Admin.

¿Se puede fichar sin cámara/reconocimiento facial?

Sí, activando el rol "Fichaje simple" en el perfil del empleado — en ese caso solo ve un botón directo de Entrada/Salida, sin foto ni ubicación.

¿Dónde se guardan los datos?

Todo se guarda en una base de datos de Google Sheets administrada por IT, con respaldo de fotos en Google Drive.